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Como otimizar processos da sua empresa?


 13/04/2017 14:41



A otimização de processos é indispensável para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma organização. No entanto, reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais e focar em questões estratégicas ainda são os principais desafios de empresários e gestores de áreas como TI.

A otimização de processos é indispensável para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma organização. No entanto, reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais e focar em questões estratégicas ainda são os principais desafios de empresários e gestores de áreas como TI.

Diminuição de erros operacionais, redução de custos e criação de uma política de gestão mais proativa são as principais vantagens de quem decide investir na otimização de processos.

O desafio é enorme, mas é preciso ter essa iniciativa para produzir mais e com menos. Com muita disciplina e um bom planejamento é possível otimizar processos da sua empresa.

Para te ajudar nesta tarefa, reunimos 5 dicas práticas para que a otimização de processos seja realizada com sucesso. Confira:

Mapeie os processos atuais

O primeiro passo para otimizar processos é identificar as rupturas. Afinal, o gestor precisa saber onde exatamente está demandando mais recursos e tempo da sua equipe.

Nessas horas é importante manter contato com as áreas relacionadas e dividir as informações encontradas. Quem entrega para quem? Quais atividades precisam de autorização? O que não está alinhado e está atrasando o fluxo de atividades?

Desenhar o mapa de contexto ajuda a entender quais áreas estão envolvidas e quais processos demandam mais atenção. Por isso, é recomendável que todo gerente tenha uma visão sistêmica da estrutura organizacional da empresa para que tudo seja mapeado corretamente.

Construa fluxos de trabalho para a otimização de processos

Depois de fazer o mapeamento dos processos, a construção de fluxos de trabalhos ajuda a identificar quais modificações são urgentes para que os processos tenham um fluxo eficiente melhor.

Importante lembrar que cada processo tem uma entrada e saída. Os fluxos de atividades precisam atender às respectivas áreas e com alinhamento de prazos.

Invista em soluções para automatizar processos

Para automatizar processos, os gestores de TI precisam identificar quais tipos de ferramentas podem tornar a sua rotina e a de seus funcionários mais eficazes.

Desde aplicativos voltados para a identificação de falhas e vulnerabilidades de segurança a scripts voltados para a coleta rápida de informações, tudo é válido para a otimização de processos.

Treine e capacite sua equipe

Infelizmente, investir em treinamento e capacitação nem sempre está nas prioridades dos gestores. Mas para que a otimização dos processos da sua empresa vingue, é indispensável separar tempo e recursos para treinar os funcionários.

Sem essa atitude, o gestor pode até implementar mudanças, mas não conseguirá ter resultados positivos. Cursos, palestras e workshops devem fazer parte da agenda de todos da área. O conhecimento ajuda na implementação das mudanças e na busca por oportunidades e inovações.

Monitore constantemente os resultados

O que não é medido não pode ser gerenciado. Portanto, para garantir que a otimização dos processos realmente aconteça, é recomendável definir alguns indicadores para verificar o que pode ser aprimorado.

Caso contrário, as mudanças com o objetivo de agilizar os processos não acontecerão da maneira planejada.

Quando as informações dos indicadores são bem utilizadas, os gargalos dos processos são rapidamente identificados e o gestor pode atuar para resolver os problemas. Entendeu a importância da otimização de processos na sua empresa? Dúvidas e sugestões são essenciais para gerar mais conhecimento! Compartilhe sua experiência e deixe uma mensagem em nossas redes sociais caso você tenha alguma dúvida sobre o assunto!

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